Créer une signature email professionnelle : nos conseils et outils gratuits

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Comme son nom l’indique, la signature email est un bloc de contenu (texte, liens, images, animations, CTA) qui conclut chaque email envoyé dans un cadre professionnel. Plus qu’un simple bloc signalétique, la signature email professionnelle est un canal marketing qui peut donner de la visibilité à l’offre de l’entreprise, à sa proposition de valeur, à une promotion ou encore à un événement.

A mesure que l’email s’est imposé comme le principal moyen de communication dans le B2B, la signature s’est naturellement transformée en espace promotionnel gratuit et à grande portée. Dans la MarTech, on retrouve d’ailleurs une catégorie d’outils destinés à créer, diffuser et programmer des signatures email professionnelles pour tirer profit de ce canal marketing parfois négligé.

Dans ce guide pratique, Twilead vous propose des conseils de pro et une sélection d’outils pour faire de votre signature email professionnelle un canal marketing à part entière. C’est parti !

Signature email professionnelle : un espace à très forte visibilité

Au début des années 2010, lorsque nos habitudes de communication commençaient à être révolutionnées par les applications de messagerie instantanée et les réseaux sociaux, de nombreux « visionnaires » ont professé la fin imminente de l’email, un canal jugé rigide, obsolète et anachronique. Dix ans plus tard, l’email ne s’est pas contenté de survivre… il a prospéré !

Censé disparaître, l’email a prospéré !

Selon cette étude, plus de 304 milliards d’emails sont envoyés chaque jour partout dans le monde, soit 2,4 milliards par seconde ! Côté utilisateurs, plus de 4 milliards de personnes font confiance à ce canal de communication qui était censé disparaître il y a une décennie. Chaque année, plus de 100 millions de comptes email sont créés, soit l’équivalent de la population cumulée de la France et du Canada !

Selon Campaign Monitor, le professionnel moyen reçoit près de 121 emails par jour (spams compris) et en envoie environ 40. Une entreprise de 1 000 salariés envoie, en moyenne, 40 000 emails par jour. Bien entendu, ces chiffres incluent les campagnes emailing de masse (Bulk). On pourrait croire à une nécessité, à une habitude que nous subissons par la force des choses. Faux !

Comme l’explique HubSpot, l’email est le moyen de communication professionnelle préféré pour 86 % des travailleurs, et c’est la troisième source d’information préférée des acheteurs B2B, derrière les discussions entre collègues et les influenceurs de niche. Mieux : à l’ère du smartphone et de la messagerie instantanée, 66 % des professionnels continuent de faire de l’email leur moyen de communication numéro un.

Vous l’aurez compris, l’email fait plus que de la résistance. Il domine les débats ! C’est donc en toute logique que la signature email professionnelle gagne en visibilité, en importance et en potentiel marketing et commercial.

Les chiffres dithyrambiques de la signature email professionnelle

A mesure que les clients email ont commencé à mieux gérer les formats multimédias, la signature email professionnelle s’est progressivement développée pour aller au-delà du simple texte signalétique avec le non, le prénom, le poste et les informations de contact de l’émetteur.

Cette transformation a sans doute participé à faire de la signature email professionnelle un puissant vecteur de conversion, de branding et d’information. Pour bien mesurer l’intérêt business de la signature email professionnelle, Twilead a compilé pour vous des chiffres éloquents issus de l’étude State of Business Email Marketing signé New Old Stamp :  

  • Aujourd’hui, 82 % des marketeurs utilisent la signature email dans le cadre de campagnes de notoriété de marque ;
  • Près de la moitié des marketeurs (48 %) utilisent la signature email pour doper le trafic vers le site web de l’entreprise ;
  • 34 % des marketeurs utilisent les signatures email dans le cadre de leurs campagnes de génération de leads (LeadGen) ;
  • Un quart des marketeurs estiment que la signature email participe à l’amélioration de la performance commerciale de l’entreprise.

En théorie, les professionnels sont donc bien sensibilisés aux avantages business de la signature email. Ils sont toutefois loin d’en utiliser tout le potentiel :

  • 35 % des professionnels ne mettent à jour leur signature email qu’une fois tous les trois ans ;
  • Seuls 23 % des professionnels traquent des indicateurs et KPIs pour évaluer la performance de leur signature email.

En somme, en musclant votre email signature marketing, vous pourrez encore vous différencier et mobiliser un format original pour améliorer votre performance commerciale… encore faudrait-il maîtriser l’art de la signature email professionnelle ! Ce qui nous amène à la partie suivante…

Nos 7 conseils pour une signature email professionnelle qui convertit !

Maintenant que vous êtes convaincu du potentiel business de la signature email professionnelle, voyons comment optimiser ce format à travers ces 7 conseils de pro !

#1 Couvrir toutes les bases de la signature email professionnelle

Les signatures email professionnelles peuvent changer d’une entreprise à l’autre, voire d’un salarié à l’autre. En revanche, certains éléments sont immuables : votre nom, votre prénom, l’intitulé de votre poste, la raison sociale de votre entreprise, son site web et son adresse postale.

Côté design, votre signature devra reprendre les éléments de la charte graphique de l’entreprise. Pour des raisons de lisibilité, restez sur une configuration minimaliste et épurée. Votre destinataire consulte peut-être ses emails sur son smartphone. Privilégiez donc une police de bonne taille et des couleurs sobres pour ne pas compromettre la lecture de votre signature. Dans l’idéal, limitez-vous à deux couleurs de police différentes : une pour votre nom et prénom, et l’autre (noir sur fond blanc) pour les autres informations. Jouez avec le gras et éventuellement l’italique pour structurer les différentes lignes.

Autre élément à garder en tête : contentez-vous d’une signature email professionnelle de trois à cinq lignes. Pour optimiser l’espace, optez pour des séparations de type pipe « | » ou tiret du 6 « – » afin de séparer des éléments de la même nature, comme deux numéros de téléphone différents.

#2 Bien choisir les liens et les moyens de contact

C’est une simple question de bon sens. Pourquoi intégrer un lien vers votre profil Instagram s’il est vide ? Pourquoi renvoyer vers la page Twitter de votre entreprise si le dernier tweet a été publié il y a 6 mois ? Pourquoi donner le numéro de votre ligne de téléphone fixe si vous êtes un commercial terrain ?

Ne voyez pas la signature email professionnelle comme une nécessité administrative ou une simple formalité d’usage. C’est avant tout un format fonctionnel qui doit vous permettre de répondre à un objectif précis : générer des leads, travailler le branding de la marque, informer vos destinataires (lancement d’un nouveau produit, organisation d’un événement, campagne de recrutement, levée de fonds), etc.

#3 La photo de signature pour humaniser les échanges

Dans un monde où la majorité des entreprises ont négocié leur virage digital, les décideurs du B2B continuent de valoriser les échanges humains. Certes, le B2B implique des transactions entre deux entités, mais à la fin, c’est toujours l’humain qui décide.

L’email étant un moyen de communication textuel qui n’inclut ni la voix ni la vidéo, l’intégration de votre photo dans votre signature professionnelle vient apporter une touche conviviale qui améliore la réceptivité du destinataire à votre message. La photo de signature coche en effet toutes les bonnes cases :

  • Votre interlocuteur pourra mettre un visage sur un nom ;
  • Votre photo vous sera d’une belle utilité pour faire du networking, et éventuellement être reconnu à l’occasion d’un événement corporate. Inversement, elle permettra à votre destinataire de vous reconnaître s’il a déjà eu l’occasion d’échanger avec vous par le passé ;
  • Parce qu’il implique généralement un ton formel, l’email peut paraître froid et distant. En ajoutant une photo, vous apportez un peu de légèreté et de convivialité à votre message ;
  • 90 % des informations transmises au cerveau sont visuelles.

Quelle photo intégrer à votre signature email professionnelle ? Vous pouvez rester dans les standards de LinkedIn, à savoir une photo de face sur fond blanc (ou clair, à minima) pour ne pas alourdir votre signature. Souriez et adoptez une posture accueillante.

#4 Un lien dynamique pour prendre rendez-vous

C’est un élément crucial si vous êtes amené à échanger avec des prospects, des clients ou d’autres partenaires. Ce lien renvoie à un calendrier dynamique qui affiche vos disponibilités à votre interlocuteur et lui permet de programmer un rendez-vous avec vous en quelques clics, avec la possibilité de vous laisser un message. Calendly est sans doute l’outil le plus utilisé en la matière.

Le bouton de prise de rendez-vous est ultra-pratique, dans la mesure où il exonère votre interlocuteur de vous envoyer un mail pour vous demander vos disponibilités, d’attendre une réponse de votre part et éventuellement d’accepter l’invitation que vous lui enverrez par mail.

Cette facilité de contact encouragera d’ailleurs vos interlocuteurs à vous solliciter, multipliant ainsi les occasions de génération de leads, de nurturing, de fidélisation, d’upselling, de cross selling et de Customer Success.

#5 Les clauses de confidentialité et autres disclaimers ?

Dans certains secteurs d’activité qui impliquent l’échange d’informations sensibles, les signatures email doivent intégrer des clauses de confidentialité ou des disclaimers pour engager la responsabilité du destinataire. En règle générale, on se contentera d’un petit paragraphe stipulant que :

  • Le présent email est personnel ou nominatif. Son contenu est confidentiel ;
  • Le destinataire doit supprimer l’email si l’expéditeur n’a pas adressé l’email à la bonne personne.

Vous pouvez éventuellement prévoir un lien vers une page plus détaillée qui explique l’ensemble des clauses de confidentialité et autres dispositions légales applicables en l’espèce. A moins d’avoir une obligation de la part de votre employeur, nous ne vous conseillons pas d’alourdir votre signature email professionnelle avec ce type de contenu.

#6 Assurez-vous que votre signature email professionnelle est responsive

Selon une étude Adobe, 85 % des professionnels utilisent leur smartphone pour consulter leurs emails. Votre signature email professionnelle ne doit pas seulement être mobile responsive. Elle doit être spécialement pensée pour le mobile ! Plusieurs points de vigilance sont à noter :

  • Les zones cliquables doivent être suffisamment grandes pour permettre un clic précis au doigt ;
  • La taille et les couleurs de la police doivent permettre une lisibilité parfaite, même sur des écrans de petite taille ;
  • Vos interlocuteurs utilisent sans doute différentes applications pour consulter leurs emails. C’est pourquoi nous vous conseillons de favoriser le format HTML pour maximiser les chances d’un affichage homogène. Le risque zéro n’existe pas tant il y a de paramètres qui entrent en jeu : type d’appareil, navigateur ou application mobile utilisée, mode nuit, désactivation de l’affichage des images (n’oubliez pas les balises « ALT »), débit de connexion, etc.

#7 Faites de votre signature email professionnelle un outil de génération de leads

Une fois que vous aurez appliqué les 6 conseils précédents, vous pouvez commencer à intégrer votre signature email dans votre stratégie marketing. Vous pourrez ajouter une bannière pour promouvoir un nouveau produit, communiquer sur une promotion ou une offre éphémère, faire la publicité d’un événement auquel vous participerez, renvoyer vers votre dernier article de blog ou votre livre blanc, etc. N’oubliez pas de traquer les liens pour quantifier l’apport de votre signature email à vos efforts marketing.

Trois outils pour créer une signature email professionnelle

#1 Signature Hound, un WYSIWYG sans prise de tête

Signature Hound est un site web qui propose un service gratuit de création de signatures email professionnelles sur la base d’une dizaine de modèles prêts à l’emploi. Vous pourrez y intégrer vos informations signalétiques, vos informations de contact, votre photo, le logo de votre entreprise, des liens, des renvois vers vos pages sociales et des boutons CTA selon plusieurs configurations. Vous pouvez également créer votre propre modèle à partir d’une page blanche.

Signature Hound génère un code HTML à intégrer dans les paramètres de votre client email (sans Watermark). L’outil embarque également des fonctionnalités de partage CSV. Votre signature est enregistrée à vie !

#2 Sigilium, pour faire de la signature un canal marketing à part entière

Sigilium est un logiciel de création de signatures email professionnelles destiné aux entreprises qui souhaitent faire de ce format un canal marketing à part entière. La solution permet de créer des signatures email professionnelles synchronisées sur les messageries Gmail, Outlook ou encore Thunderbird avec une cohérence graphique sur tous les échanges et à l’échelle de l’entreprise.

L’outil permet d’apporter des modifications graphiques et synchronisées aux signatures de l’ensemble des collaborateurs pour maximiser la force de frappe de ce canal. Les équipes commerciales peuvent même synchroniser leurs signatures avec les données du CRM pour aller plus loin dans l’automatisation et la personnalisation.

Sigilium fournit un ensemble de KPIs en natif sur le nombre de clics sur chaque message déployé afin de mesurer la performance de la signature, réaliser des tests A/B et identifier les meilleures pratiques pour les généraliser.

Pour des questions évidentes de RGPD, Sigilium ne fournit pas de données sur le comportement de navigation des destinataires : contact, heure d’ouverture du message, etc.

#3 Signature.email pour laisser libre cours à votre créativité

Ce logiciel propose un générateur de signature email complet avec la possibilité d’aller plus loin dans le design graphique. Signature.email propose des dizaines de modèles, du plus sobre au plus fantaisiste, pour vous aider à créer une signature originale et en phase avec le positionnement marketing de votre entreprise.

Vous pourrez jouer sur les couleurs, les polices, les espacements, les blocs, les pictogrammes et les images pour un rendu personnalisé. Les icônes des réseaux sociaux sont elles aussi modifiables en taille et en couleur.