Beaucoup de professionnels se plaignent de passer un nombre incalculable d’heures à assister à des réunions/rendez-vous client non productifs et très mal organisés. Mais le plus grand crime est tout le temps perdu pour organiser ces rendez-vous.
Calendly est un logiciel de prise de rendez-vous gratuit, avec plusieurs options payantes, qui résout ce problème et permet d’organiser un rendez-vous rapidement. Cependant, son tarif par utilisateur peut vite grimper en cas de besoin spécifique. C’est pourquoi il est pertinent de s’intéresser à quelques alternatives à Calendly.
Si la plupart des outils crm pour organiser des réunions sont des outils de base en anglais et en mode Saas, comme Calendly, nous allons voir qu’il existe des solutions de prise de rendez-vous disponibles en français ou encore open source.
Les alternatives les plus connues à Calendly sont :
- Google Calendar
- Rally
- CalendarHero
- Cal.com
- Doodle
- Twilead
5 Alternatives à Calendly pour organiser un rendez-vous
Il existe de nombreux outils permettant de simplifier tout ce processus de planification. C’est le moyen le plus efficace afin d’optimiser le temps de planification des réunions ou rendez-vous clients. (D’ailleurs le temps de tous les participants !)
La plupart de ces outils possèdent différentes fonctionnalités articulées autour de l’objectif principal : Planifier ses rendez-vous facilement. Automatisation de la planification de l’agenda, notifications et rappels des rendez-vous, possibilité de se connecter avec d’autres outils commerciaux comme votre CRM ou logiciel de vente.
Le premier et le plus connu est Calendly, mais voilà pour vous 6 alternatives.
Calendly
Calendly permet à d’autres personnes de planifier des réunions/rendez-vous avec vous en affichant vos disponibilités et en leur proposant différents créneaux et types de meeting qu’ils peuvent réserver avec vous.
C’est une application idéale pour tous ceux qui reçoivent beaucoup de demandes de rendez-vous et qui ont besoin d’une réponse simple, rapide et claire.
Vous commencez par donner à Calendly un aperçu de vos disponibilités en le connectant à votre calendrier (Google Calendar, iCal ou Outlook).
Ensuite, vous créez différentes options de réunion pour les types de réunions que vous proposez, comme « entretien téléphonique de 30 minutes » ou « Onboarding client ». Calendly dispose d’une multitude de détails que vous pouvez ajouter à chaque type de réunion que vous proposez.
Enfin, vous envoyez un lien aux personnes qui doivent planifier des réunions avec vous afin qu’elles puissent voir quand vous êtes disponible et demander les réunions dont elles ont besoin. Le plan gratuit ne prend en charge qu’un seul type de réunion, mais à partir du plan Premium, vous pouvez organiser autant de types de réunions que vous le souhaitez.
Calendly synchronise tous les rendez-vous confirmés avec votre calendrier et propose de créer un événement sur les calendriers de vos invités également. Il existe également des outils permettant de configurer un rappel automatique par e-mail pour les participants.
Si Calendly fonctionne bien pour planifier des réunions avec des individus ou des membres d’une équipe au sein d’une organisation, ses événements personnalisés et ses liens sortants le rendent idéal pour se connecter avec des clients externes ou des collègues. Calendly dispose de nombreuses options d’intégration, notamment Salesforce, HubSpot, Zoom, GoToMeeting et Zapier, mais vous devez souscrire à un plan payant pour en tirer tous les avantages.
Au niveau du prix :
- Plan avec des fonctionnalitées limitées : Gratuit
- Plan premium : 8 $/mois
- Plan pro : 12 $/mois
Google Calendar
Si votre équipe utilise déjà la Google Workspace (anciennement Gsuite) et souhaite rationaliser les processus de planification en utilisant la même plateforme pour vos calendriers et vos horaires également, utilisez Google Agenda.
Si votre messagerie professionnelle fait déjà partie d’une adhésion à Google Workspace, vous pouvez accéder à votre calendrier, rechercher un autre membre de l’équipe sous l’onglet « Meet with » sur votre gauche, puis cliquer sur son nom pour afficher son calendrier par rapport au vôtre. Si vous cliquez sur un créneau horaire de ce calendrier, vous pouvez programmer une réunion avec vous-même et cette personne.
Si vos collègues ne font pas partie de votre Google Workspace, appuyez sur le bouton « Partager » pour partager votre calendrier avec leur adresse mail. De là, ils peuvent entrer dans le calendrier et programmer une réunion avec vous.
En tant qu’outils gratuit ou faisant partie de l’extension Google Workspace , Google Calendar représente la base des calendriers en ligne. Toutefois, il est préférable dans le combiner avec d’autres outils complémentaires comme Calendly ou encore Twilead dans le but d’automatiser la prise de rendez-vous et l’organisation de réunions en interne.
Rally
Dans la même veine que Doodle, le concept de l’application web Rally est très simple application web Rallly, oui, avec trois L – qui vous aide, vous et vos associés, à trouver la date parfaite pour vous réunir.
Il y a une simplicité élégante dans un outil qui fait une chose et la fait bien. Rallly permet à chacun – y compris à la personne qui a créé le sondage – de soumettre ses réponses de manière totalement anonyme. Il n’est pas nécessaire de créer des comptes, et seul l’organisateur doit fournir une adresse mail. Le site promet que vos données ne sont « jamais utilisées à des fins commerciales » et le projet est open source, ce qui permet d’inspecter le code.
Vous saisissez quelques suggestions de rendez-vous et invitez les gens à répondre à votre sondage en saisissant leur adresse mail ou en leur envoyant un lien. Pour chaque sondage que vous créez, une boîte de discussion apparaît en dessous, où chacun peut laisser des commentaires.
Le principal inconvénient de Rallly est qu’il ne vous permet de proposer que des dates, et non des heures. Il ne dispose pas non plus d’outils de gestion ni de fonctions de programmation avancées, et encore moins de connectivité avec votre calendrier. Mais parfois, le plus simple est le mieux. Si vous et vos collègues avez simplement besoin d’un moyen de programmer une date pour un after work ou autre événement, Rallly est un outil simple et cohérent.
CalendarHero
CalendarHero (anciennement Zoom.ai) est similaire à Calendly, dans la mesure où vous pouvez créer différents types de réunions de durées variables et partager des liens afin que les gens puissent programmer des réunions avec vous. Vous pouvez l’intégrer à votre calendrier afin qu’il mette à jour en temps réel automatiquement quand vous êtes libre, ou vous pouvez définir manuellement vos disponibilités.
Le service est également doté d’une multitude de fonctionnalités permettant de personnaliser votre événement, notamment en ajoutant des détails sur le lieu (si vous vous réunissez dans un lieu physique) ou sur la vidéoconférence (si vous vous réunissez en ligne). Si vous utilisez l’authentification unique de Googleou de Microsoft pour vous connecter à votre compte CalendarHero, celui-ci peut créer automatiquement des réunions par chat vidéo sans aucune configuration supplémentaire. De plus, cela renforce la sécurité de votre compte.
Si vous passez à l’un des plans payants de CalendarHero (à partir de 8 $/mois), vous pouvez bénéficier de fonctionnalités supplémentaires, comme la possibilité de collecter des paiements pour vos événements ou de recevoir plus de deux rappels de réunion par mois.
CalendarHero a beaucoup de points communs avec Calendly, mais il propose plus de types de réunions intégrées dans la version gratuite et quelques outils supplémentaires pour personnaliser les détails de vos réunions.
Cal.com (anciennement Calendso)
- Un forfait Free à 0 USD par mois par utilisateur : 1 type de rendez-vous
- Un forfait Pro à 12 USD par mois par utilisateur : types de rdv illimités, marque blanche, et nombreuses intégrations
- Un forfait Enterprise à 39 USD par mois par utilisateur qui contient les options Pro et d’autres options plus avancées dédiées aux entreprises qui utilisent l’authentification SSO.
Doodle
Doodle est peut-être l’un des plus anciens outils de planification de rdv, qui a bien évolué depuis ses débuts.
Il s’agit d’un outil en ligne qui vous aide à planifier et à gérer vos rendez-vous en toute simplicité. Il vous permet de créer un sondage Doodle, d’envoyer des invitations aux participants et de suivre les réponses en temps réel.
La différence avec les autres est qu’il permet de ne pas partager forcément son calendrier, mais juste sa page de réservation, ce qui permet de contrôler qui peut réserver.
Vous pouvez également utiliser Doodle pour trouver la meilleure heure et la meilleure date pour votre réunion ou votre événement. Avec Doodle, vous n’avez pas besoin de vous embêter avec un logiciel de planification compliqué. Il suffit de créer un sondage Doodle, d’envoyer des invitations et de laisser les participants voter sur la meilleure date et heure pour votre réunion ou votre événement.
Doodle propose un essai gratuit de 14 jours sans cb, et fonctionne ensuite sur un principe de forfait mensuel par utilisateur :
- Le forfait pro à 6.95€ / utilisateur et par mois (sondages, réservation, réunions en illimité)
- Le forfait Team à 8.95€ / utilisateur et par mois (Pro + console admin + rôles et autorisations)
- Le forfait Entreprise sur mesure (Team + assistance premium + formation + SSO)
L’alternative à Calendly en Français pour automatiser sa prise de rendez-vous
Twilead
Twilead permet d’automatiser tous ses rendez-vous. Un système d’automatisation de prise de rendez-vous et des rappels qui vous fait gagner une ressource précieuse, votre temps !
Que ce soit, depuis votre site web, votre page Google My Business ou depuis un message direct grâce à votre agenda en ligne, vos clients ou vos candidats pour un poste peuvent prendre rendez-vous simplement sans aucune friction. Vos clients apprécieront la facilité ainsi que la fiabilité de notre outils de prise de rendez-vous. Avec les fonctionnalités de rappels et de demandes de confirmations automatiques, fini les pertes de temps !
Vous pouvez construire des agendas personnels ou d’équipes en illimité ! L’exemple de l’efficacité et de la compatibilité de Calendly, le coût en moins.
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